Microsoft 365
Microsoft 365: Tipps und Tricks
5. Januar 2025
4 Min. Lesezeit
Microsoft 365 bietet weit mehr als Word, Excel und Outlook. Viele Funktionen bleiben ungenutzt, obwohl sie den Arbeitsalltag erheblich erleichtern könnten. Hier sind unsere besten Tipps.
Outlook: E-Mail-Produktivität steigern
1. Fokussierter Posteingang
- Automatische Sortierung nach Wichtigkeit
- Aktivieren unter: Einstellungen → Fokussierter Posteingang
2. Schnelle Schritte
- Häufige Aktionen mit einem Klick ausführen
- Beispiel: E-Mail weiterleiten, kategorisieren und archivieren
3. Regeln automatisieren
- E-Mails automatisch sortieren und markieren
- Newsletter direkt in Ordner verschieben
- CC-Mails mit niedriger Priorität kennzeichnen
4. Zeitpläne für E-Mails
- E-Mails schreiben und später senden
- Rechtsklick auf Senden → Später senden
Teams: Effiziente Zusammenarbeit
1. Tastenkürzel meistern
- `Ctrl + E`: Suche
- `Ctrl + .`: Tastenkürzel anzeigen
- `Ctrl + Shift + M`: Stummschalten
- `Ctrl + Shift + O`: Kamera ein/aus
2. Status-Nachricht nutzen
- Abwesenheitsnotiz direkt im Status
- Verfügbarkeit für Kollegen sichtbar machen
3. Breakout-Räume
- Grosse Meetings in Kleingruppen aufteilen
- Ideal für Workshops und Brainstorming
4. Loop-Komponenten
- Interaktive Elemente in Chats einfügen
- Gemeinsam in Echtzeit bearbeiten
SharePoint & OneDrive: Dateien clever verwalten
1. Versionsverlauf
- Frühere Versionen von Dateien wiederherstellen
- Rechtsklick → Versionsverlauf
2. Offline-Zugriff
- Wichtige Dateien offline verfügbar machen
- OneDrive-Sync mit Ordner-Synchronisation
3. Freigabe-Links mit Ablaufdatum
- Links automatisch deaktivieren lassen
- Sicherer für externe Zusammenarbeit
4. Metadaten statt Ordner
- Spalten für Kategorisierung nutzen
- Schnelleres Finden durch Filter
Excel: Power-Features
1. Flash Fill
- Muster automatisch erkennen lassen
- `Ctrl + E` nach Eingabe des ersten Werts
2. Power Query
- Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen
- Automatische Aktualisierung
3. Bedingte Formatierung
- Wichtige Werte visuell hervorheben
- Ampel-Systeme für KPIs
4. Pivot-Tabellen
- Grosse Datenmengen schnell analysieren
- Drill-Down für Details
Word: Professionelle Dokumente
1. Formatvorlagen nutzen
- Einheitliches Design im gesamten Dokument
- Inhaltsverzeichnis automatisch generieren
2. Diktieren
- Text per Sprache eingeben
- Überraschend gute Erkennung
3. Editor
- KI-gestützte Schreibvorschläge
- Grammatik, Stil und Klarheit
Versteckte Perlen
Microsoft To Do
- Aufgaben aus Outlook-Mails erstellen
- My Day für tägliche Planung
Bookings
- Terminbuchung für Kunden automatisieren
- Integration mit Teams-Meetings
Forms
- Umfragen und Quiz erstellen
- Automatische Auswertung
Planner
- Projektplanung mit Kanban-Boards
- Integration in Teams
Fazit
Microsoft 365 ist ein mächtiges Werkzeug – wenn man es richtig nutzt. Schon kleine Änderungen im Arbeitsalltag können Stunden pro Woche sparen. Investieren Sie Zeit ins Lernen – es lohnt sich!
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